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勇当中国石油境外档案工作的“拓荒牛”

作者:杨宝君 来源:《中国档案》 发表时间:2021-05-20 分享到:

档案管理并不是一个新兴的领域,但是从业13年的唐振华却时常走在拓荒的路上。“八零后”的唐振华自2008年入职中国石油国际勘探开发有限公司以来,始终承担着境外档案管理工作。唐振华紧跟公司国际化发展战略,牢记“海外业务拓展到哪里,档案工作就延伸到哪里”,积极应对境外档案管理模式复杂、管理方式落后、档案人员稀缺等挑战。工作13年来,唐振华以忘我的工作状态,将青春和智慧奉献给中国石油境外档案管理事业,与同事们共同解决了境外档案管理理念滞后、标准不高、创新不足等一系列问题,用一名档案人的实际行动践行了共产党员的初心使命,用主动作为、履职尽责展现了共产党员的“硬核担当”,努力为提升中国企业国际化水平献力。


坚守初心,主动作为


中国石油境外档案不仅是中国石油国际业务发展壮大艰辛历程的重要见证,更是国际能源合作与竞争过程中进行资产交易、组织生产经营、规避商务风险、维护合法权益的重要凭证,是企业的核心资源和宝贵资产。一直以来,境外档案都是有效支撑中国石油海外油气业务高质量发展的必要保障。

“你是档案专业毕业生,公司正缺少你这样的专业人才。中国石油境外档案工作大有可为,小唐你要好好干!”2008年,对刚入职的唐振华来说,领导的话既是鼓励,也是鞭策。海外项目多、区域分散、合作模式多样,档案归属与流向复杂,档案管理困难重重,工作难度远超唐振华的想象。她深切体会到,境外档案工作任重道远。作为一名新员工,她勤学苦练,踏踏实实跟着档案室前辈熟悉业务,以尽早挑起工作重担。针对公司档案人员稀缺的问题,她发挥科班出身优势,编制了通俗易懂的档案培训教材,并开发了重点突出的档案培训课程,通过理论讲解和模拟实践,帮助参与档案管理的人员快速掌握档案管理基本技能,能够独立开展档案工作。这种针对性强的培训模式一方面为公司壮大了档案工作专兼职人员队伍,另一方面也使得更多员工关注、理解和支持档案工作,为公司档案管理营造了良好的内外部环境。

2015年年初,为实现国内外员工的有序流动,提升员工的综合素养,公司推行国内外员工轮换制度。得知这个消息后,唐振华主动请缨去苏丹参与海外项目工作。那时,唐振华的孩子还不满2岁,正是家庭最需要她的时候。面对同事朋友的不解和亲人的不舍,她说:“境外档案工作的关键在海外,如果没有海外工作经历,就无法对境外档案管理有深度的认知。身为共产党员,我想趁年轻为公司、为国家多做点事情,同时,这也是长知识、见世面的难得机会。”于是,唐振华怀揣对档案事业的热爱,毅然踏上了远赴苏丹的新征程。

初到苏丹,唐振华被分配到办公室综合管理岗位。尽管管理档案不是她的本职工作,但当了解到项目档案管理处于“挂空档”的状态时,她默默承担起项目档案的管理工作。她利用业余时间进行调研,向同事们了解项目情况,梳理出归档范围,明确归档工作要求,制定档案管理制度,建立归档机制,并购买档案管理软件,实现了档案工作的高效组织和管理。由于办公条件有限,唐振华经常要顶着50摄氏度以上的高温在位于地下室的档案库房整理档案。功夫不负有心人,在她的不懈努力下,苏丹项目的档案管理工作取得了显著成效。“苏丹项目档案管理得不错,这次进行沙巴体育年份会计档案对账特别顺利。”国内财务人员不经意间的评价和领导同事们的认可,让唐振华几个月的疲惫瞬间消散,她带着满满的成就感继续潜心投入到境外档案管理工作中。

“想干好档案工作必须要懂得一些主营业务。”唐振华在领导的支持下,开始主动学习海外业务的专业知识,凡是项目生产经营会议,她都尽量列席旁听,并主动申请去几家外国石油公司共同组成的联合作业公司实习。这段难得的学习经历,使她对国际油气行业运营规则有了直观的了解,对西方石油公司国际化运营有了初步的感受,结合读书和交流,她慢慢培养起国际视野和国际思维,对境外档案管理有了系统深入的认知。在公司修订境外档案管理实施细则时,她对境外档案管理范围、实施细则执行范围等规定的理解与建议获得公司的充分肯定和认可,推动了公司境外档案管理进一步优化提升。


转型服务,勇挑重担


在海外轮岗的时间很快就结束了,在苏丹的800多个日夜,她用汗水和责任填满了轮岗的每一天。回国后,她回到了自己热爱的档案管理岗位上,并被委以重任,带领业务团队遵循公司档案工作“面向海外”的新定位,积极为海外项目提供档案支持与服务。从业务新兵到团队带头人,她的角色变了,工作职责变了,不变的是对档案工作的热爱和激情。作为团队带头人,如何组建和培养档案管理队伍,如何提升团队综合技能并进行科学协作,如何不断优化公司档案管理机制、提升管理效率,这些都是她要面对的新课题。困难面前,她始终保持共产党员的冲劲、韧劲、实劲,边学习、边请教、边实践,不断探索,迅速完成角色转换。

2018年,根据海外油气业务管理体制机制改革要求,海外地区公司的北京办公室被全部撤销,涉及的4家公司因未处置档案资料,无法顺利完成撤销工作。面对专业人员不足、工作任务艰巨、时间要求急迫等重重考验,当时怀着二胎的唐振华自告奋勇,牵头组织人员对沙巴体育资料进行整理,始终谨记“党员就要冲锋在前”。她多方动员,夜以继日地投入到培训组织、进度把控和督导推动工作中。看着挺着孕肚的唐振华忘我奔波在档案处置工作中,身边的同事备受感动和鼓舞,更加热火朝天地干了起来。功夫不负有心人,在唐振华和同事们的共同努力下,仅用7个月时间,就超预期完成2.3万卷(件)沙巴体育档案的集中整理工作,并协调将档案入库中国石油档案馆,完成了在别人看来不可能完成的任务。

2019年年初,唐振华休完产假回到工作岗位不久,又接到了一项紧急任务:为加拿大项目公司档案工作提供短期支持。由于需求急迫,且外事流程复杂,留给她和同事们的时间非常有限。尽管还在哺乳期,唐振华依然决定如期赴“约”,与同事奔赴加拿大,提供档案工作支持,用最短的时间帮助加拿大项目公司梳理沙巴体育档案、确定处置方案。此次境外档案支持工作取得了令人满意的成果,但持续高强度的工作也让她的身体饱受折磨,仓促的离乳处理使她两次患上急性乳腺炎。家人心疼地责备她工作太拼不懂得照顾自己,她笑着说:“是党员就该奉献,趁年轻就该磨练!”


积极创新,履职尽责


2019年4月,唐振华被任命为中国石油国际后勤保障中心项目服务部副经理,主要负责推进档案共享服务建设。一个全新的考验再一次摆在她的面前:档案共享服务应用在境外档案管理上尚属首次,没有可供借鉴的经验。唐振华回首这些年走过的路,虽坎坷不平,但都在奋斗不息的青春中铺就成了平坦大道。拓荒者就是要勇于接受挑战,就是要有永不服输的精神,唐振华用实际行动展现了一名共产党员的奋斗底色。

归档工作是长期以来境外档案管理的难题。唐振华决定把档案服务的关口前移,采用不同的方式处置沙巴体育档案和新产生的档案。针对沙巴体育档案,派人赴项目地进行档案集中处置,开展沙巴体育档案属地化整理。针对新产生的档案,各海外中方派出机构只需配合完成最轻量化的对照清单收集文件工作,后续文件归档、整理和数据上传的工作均由国内档案共享服务人员负责。2020年,受海外新冠肺炎疫情影响,国际航班暂停,原计划利用海外员工回国休假机会带回文件归档的计划彻底落空。为了确保海外项目档案能够及时归档,唐振华提出“在线培训海外兼职档案员+网络平台传输电子文档+国内档案员整理档案上传档案系统”的应对方案,通过远程指导,成功解决了境外档案在国内存档的难题。此外,面对档案管理基础力量薄弱的现状,唐振华从业务核心竞争力和技术难度两个维度对档案业务工作进行了划分,把部分日常基础工作进行了外包,减少了管理压力。与此同时,她加快队伍建设,通过“手把手、师带徒”和定期培训的方式,在较短时间内建立起一支平均年龄只有32岁的6人档案队伍,档案队伍活力明显增强,专业服务能力也在不断提升。


2019年10月,唐振华(左三)在莫斯科为项目公司人员进行档案培训.jpg

2019年10月,唐振华(左三)在莫斯科为项目公司人员进行档案培训


管理提升是一项永无止境的工作,唐振华不满足于境外档案管理已经取得的成就,积极贯彻落实中央“对标世界一流管理提升”的要求,一方面,积极对标国际先进石油公司的知识管理实践,以公司搭建内容管理平台(ECM)为契机,主动介入,用后端档案管理要求倒逼前端文档目录结构体系设计,不仅有效拓展了传统档案业务边界,还为公司由档案管理向知识管理转变奠定了基础;另一方面,主动对标国际先进石油公司项目运营实践,推动在中方担任作业者的中油国际(乍得)上游项目公司成功上线中国石油公司档案管理系统海外局域网版本(中文版、英文版),使中国石油档案工作标准成功走向海外,走进了海外联合作业公司。

通过不断加强业务能力锤炼,唐振华的境外档案管理能力与水平得到了快速提升,参与完成的“国有企业境外档案监管体系研究”项目获得2020年度国家档案局优秀科技成果二等奖,她个人也被评为集团公司档案工作先进个人。

无悔无私身不倦,有情有意志弥坚。13年来,唐振华怀揣着初心、肩负着责任、恪守着信念,在中国石油境外档案管理的荒原上不断开拓,以党员的标准严格要求自身,以扎实的工作作风攻坚克难,以果敢的创新精神锐意进取,为中国企业响应“一带一路”倡议、拓展国际化进程新空间贡献了档案人的力量!


作者单位:中国石油国际勘探开发有限公司