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要闻

为党管档 科学用档

——贵州省纪检监察数字档案管理创新实践

作者:贵州省纪委省监委办公厅 来源:《中国档案》 发表时间:2021-04-15 分享到:

在信息化浪潮下,档案信息化建设的重要性、必要性、紧迫性日益凸显,传统的纪检监察档案收集、整理、保存和利用方式难以适应新形势下的工作需要,主动融入信息化现代化发展已是必然趋势。贵州省纪委省监委坚持深入贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神,牢牢把握纪检监察档案工作是政治工作的职责定位,坚决履行“为党管档、为国守史、为民服务”的职责使命,采用“大数据+档案”的思路,建成贵州省纪检监察数字档案馆(以下简称“数字档案馆”),为纪检监察档案工作插上科技的翅膀,为纪检监察工作的高质量发展保驾护航。


数字档案馆建设背景


1. 是适应信息化发展趋势的必然举措

数字档案馆建设是推进纪检监察档案管理适应信息化发展趋势的必然举措和有效途径。贵州省纪委省监委以主动适应档案工作新形势新任务新要求为目标,以服务大局、适应改革、确保安全为原则,依托新修订的《中华人民共和国档案法》专门部署档案信息化工作,主动向科学技术要答案要方法,以信息技术手段破解纪检监察档案管理存在的突出问题,严格依纪依法依规运用现代化信息技术推动全省纪检监察数字档案工作,奋力实现全省纪检监察档案信息化工作后发赶超的沙巴体育性新跨越。

2. 是档案资源集中整合和集约共享的必要载体

数字档案馆是实现全省纪检监察系统档案资源集中整合和集约共享的必要载体。贵州省纪委省监委积极探索全省统一的档案“收”“管”“存”“用”新机制,以保证档案系统与纪检监察业务系统数据协同和资源全网共享,提升业务规范性及档案利用效率。

3. 是实现数据系统和业务系统互联互通的必然要求

数字档案馆建设是实现数据系统和业务系统互联互通的必然要求。数字档案馆建设有力推动纪检监察档案管理系统与业务系统深度融合、与纪检监察业务流程无缝衔接,实现纪检监察业务档案流程模块化、程序化,形成上下联动、互联互通的长效机制,为纪检监察工作的高质量发展提供保障。


数字档案馆架构建设


数字档案馆按照省级集中搭建、市县共享应用的模式,形成了“一网络、两中心、三平台”的架构。

“一网络”:即纪检监察档案管理网络,以数字档案馆为中心,横向覆盖省纪委省监委机关各内设部门、直属单位及派驻纪检监察组,纵向贯通省、市、县三级的数字化管理网络。

“两中心”:即(1)档案信息资源数据中心,集中存储全省档案数据,分级独立管理,通过授权进行互联互通,实现纪检监察档案数据大融合;(2)档案数据备份中心,整体构建基于涉密网络,通过网络和人工定期备份,保证整体架构的涉密性和安全性。

“三平台”:即(1)电子文件与电子档案接收平台,实现与综合办公系统等业务系统的对接,实现电子文件和数据在线归档;(2)档案信息资源管理平台,提供涵盖档案工作各环节的数字档案馆应用系统,满足档案工作人员管理需要,实现档案管理自动化、网络化;(3)档案信息利用平台,让档案信息资源得到优化配置和充分开发利用,为机关管理和领导决策提供高效的档案信息支持。


数字档案馆功能实现


1. 档案资源“一网集成”

依托全省纪检监察内网这条“省道”,着力打造档案数字化的“专用车道”,建设以数字档案馆为中心,纵横贯通的档案信息资源管理网络,主动探索全省统一的档案“收”“管”“存”“用”新机制。依据中央纪委国家监委、国家档案局、贵州省档案局对机关档案管理的标准规范要求,将不同类型档案的管理规则、制度、标准应用于数字档案管理系统中,抓好档案管理业务工作中的档案资源和管理制度体系建设。以数字档案管理系统为核心,从资源管理角度出发,将各系统在业务过程中产生的海量异构系统数据、结构化数据、非结构化数据充分融合,弥补各信息系统之间的差异,推动档案管理系统与其他纪检监察业务系统的动态对接,确保数据真实可靠、多源一致,使档案管理网络成为了全省纪检监察工作的重要数据枢纽,实现业务数据协同、系统数据集成和资源全网共享。

2. 数据平台“一站式”服务

围绕长期以来各级纪检监察机关档案管理不规范、档案资料不完整、标准不统一、档案工作发展不平衡的问题,充分运用档案数字化技术,全力攻坚纪检监察机关沙巴体育存量档案,对省纪检监察机关恢复重建以来的文书档案和有关检查调查类档案进行数字化扫描,通过数字档案管理系统制作档案复制件,延长档案信息的存储时限。坚持“建”“管”齐步走,使近一年来进馆的档案实现“双套制”保存。依托电子文件与电子档案接收平台、档案信息资源管理平台、档案信息利用平台建设,按照协同配合、优化流程、全程留痕、安全可控原则,利用纪检监察网络开展档案接收、审核、管理、归类、利用、鉴定等业务工作,并对各环节数据进行严格管控,统一归档标准,推动各级纪检监察机关通过数据平台实现多终端录入扫描和多网点服务,严格依据申请授予权限,实现“一站式”调取,极大提高了电子档案立卷归档质量和利用效率。

3. “智能化”管存用

坚持底线思维,按照国家和贵州省有关信息和网络安全管理规定,完善档案信息安全保障体系,在确保安全、保密的基础上,通过身份认证、授权管控、访问控制、安全审计、交换控制等安全技术手段,确保档案数据与信息的安全。同时,针对电子文件利用服务定制脱机文档安全策略,包含服务器验证策略、计算机设备访问控制策略、时效控制策略等,实现在脱机的情况下系统仍能够对文档进行有效的跟踪和控制,保障档案利用服务安全,推动数据共享、智能管理。搭建共通共享的数字档案管理系统,通过数据的挖掘分析和信息共享,最大限度地实现档案资源价值充分利用。


数字档案馆建设成效


1. “系统化”治理“痛点”,归档管理从“分”到“统”

针对以往纪检监察档案管理缺乏统一标准,各级主管部门管理分散、脱节,纵向缺乏业务指导、横向缺乏信息交流的问题,数字档案馆按照“统一系统运行、统一流程模块、统一管理标准”的理念,将涉及信息著录、资料整理、格式设置等方面的120余条档案管理标准,系统整理为在线归档的5个步骤、10项操作,搭建了贯通全省纪检监察系统档案管理部门和利用部门的工作网络,实现了对纪检监察档案业务工作的统筹调度,形成了上下联动、互联互通、协同配合的新型档案管理模式。

2. “程序化”治理“难点”,归档规范从“无”到“有”

针对纪检监察业务工作缺乏具体归档标准的现状,按照业务工作程序要求,将纪检监察业务档案材料归档标准系统梳理为4类107项,并以制度形式固化下来,在数字档案馆中以模块形式逐项对应设置,实现了纪检监察业务类文书、音频、视频等档案入库、管理、使用流程模块化、程序化,做到全程留痕,确保纪检监察档案经得起时间的检验、经得起沙巴体育的检验。

3. “信息化”畅通“堵点”,档案查阅从“慢”到“快”

针对线下审批耗时长、实地翻查效率低、信息检索不全面等传统档案查阅利用中存在的瓶颈问题,数字档案馆将过去的人工操作方式转变为实时在线运行。通过字段级的权限管理,可根据管控需求控制到目录级、文件级、字段级,还可按部门、角色、用户进行授权,支持对不同操作进行权限的设置,如可以分别设置录入、查询、浏览、下载、打印等权限,采取到期权限自动收回等权限管控手段,保证系统应用安全。通过字符识别的方式实现对档案内容的全文检索和精准定位,让查阅档案不进库房、不调案卷、不翻实体,查档效率明显提升,档案查阅办理效率从之前的30分钟/件提高到仅需5分钟/件。

4. “科技化”消除“盲点”,档案资源从“死”到“活”

针对全省纪检监察“海量”存量档案长期分散、沉积、尘封在全省各级纪检监察档案管理部门,未得到有效开发利用的问题,数字档案馆打通全省纪检监察系统不同地域、部门、单位之间,以及各类业务系统之间的“信息壁垒”,有序推动全省各级纪检监察机关档案信息入库管理,形成可供各级各部门围绕中心工作开展档案信息研究、数据比对分析、形势趋势研判的“数据池”,努力实现从“仓库”到“智库”的转型。

5. “数字化”化解“风险点”,库藏档案从“存”到“管”

传统档案存储方式有因虫蛀、霉变、脏污、撕裂、水浸、失火等造成损毁的风险,档案还有遭到变造、篡改、销毁的风险。数字档案馆通过信息系统加密及认证技术应用、定期备份、磁盘阵列等技术手段,从时间和空间上为档案叠加了“多重保险”,既通过数字技术防止伪造、篡改、毁损档案,又有效实现了数字信息的安全保存和重复高效利用,是规范纪检监察机关档案管理和利用、防范违纪违法行为的有效举措。

贵州省纪检监察数字档案馆的建设,坚持问题导向、着眼未来发展,有序稳步推进纪检监察档案管理信息化、系统化、标准化,努力为开创纪检监察档案工作的新局面,为新时代贵州省纪检监察工作高质量发展作出新的更大贡献。