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准确理解和把握科研档案工作的原则

作者:蔡盈芳 来源:《中国档案》 发表时间:2021-04-15 分享到:

《科学技术研究档案管理规定》(以下简称《规定》)在总则部分(第一条至第七条)提出的有效保护和利用、集中统一、“三纳入”、“四同时”、分类分级审查或验收、经费列入预算等原则,是科研档案工作必须遵循的重要原则。准确理解和把握这些原则对于做好科研档案工作具有重要的意义。


准确理解和把握科研档案工作的有效保护和利用原则


有效保护和利用是档案工作目标,也是档案工作的一项重要原则。2020年新修订的《中华人民共和国档案法》的第一条提出“为了加强档案管理,规范档案收集、整理工作,有效保护和利用档案,提高档案信息化建设水平,推进国家治理体系和治理能力现代化,为中国特色社会主义事业服务,制定本法”。因此,有效保护和利用档案是档案工作必须遵循的重要原则。作为档案工作一部分的科研档案工作无疑也必须遵循这一原则。《规定》第一条明确提出“为了加强科学技术研究档案(以下简称科研档案)管理,有效保护和利用科研档案,根据《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》和国家科学技术管理有关法律、行政法规,结合科研工作和档案工作实际,制定本规定”。一直以来,我国档案工作比较重视档案的保护,对档案的利用重视不够,在有关档案管理的制度中关于档案利用的内容较少,即使有也多是约束性的,缺少鼓励和支持措施。《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标的建议》提出,“十四五”期间“坚持创新驱动发展,全面塑造发展新优势”“强化国家战略科技力量”。要对科技和创新工作给予前所未有的重视,要求科研档案工作更加重视科研档案信息的开发和利用,通过科研档案信息的开发和利用为加快建设科技强国作出贡献。

《规定》把科研档案的有效利用与保护置于同等重要的位置,较之前更加重视利用工作。《规定》第二十二条不仅对科研档案利用提出了“科研档案的开发利用应当严格按照制度执行,符合知识产权保护要求,涉密科研档案的开发利用应当遵守国家有关保密规定”的要求,而且提出了“各单位应当建立健全科研档案开放利用机制,促进科研档案信息共享,加强科研档案资源深度开发”的鼓励和支持措施,并把鼓励和支持措施置于约束性要求之前。


准确理解和把握科研档案工作的集中统一原则


《规定》第六条要求“各单位应当按照集中统一管理原则,建立健全科研档案工作规章制度,在人员、库房、设备、经费等方面给予保障,保证科研档案工作顺利开展,确保科研档案完整、准确、可用、安全”。集中统一管理原则一直是科技档案工作的基本原则,并作为一条重要原则纳入1980年经国务院批准发布的《科学技术档案工作条例》。集中是指档案资源的管理权应集中在档案部门或档案人员,而不应分散在多个部门或多个人员手中。统一是指一个单位同一类别档案管理制度、标准规范等应该统一,而不应政出多门,各行其是。根据集中统一的原则,《规定》第六条第二款提出了“任何人不得以任何理由将应当归档的科研文件材料据为己有或拒绝归档”,这是集中统一管理原则在归档阶段中的体现。有些单位,由于过分强调科研人员知识产权保护,过分强调科研人员利用档案的便利性,或是科研档案管理制度执行不严,大量科研文件材料形成后保存在科研人员手中或保存在科研部门,这是违背集中统一管理原则的。因此,在科研工作中,必须将所形成的纳入归档范围的科研文件材料尽数归档并定期交档案部门保管,任何人不得以任何理由据为己有或拒绝归档。 

集中统一管理原则也约束着科研档案的业务监督指导工作。《规定》第十一条要求“各单位档案管理部门集中统一管理本单位科研档案,对本单位科研文件材料的归档工作进行监督和指导,协助科研人员做好科研文件材料收集、整理、归档及科研项目结题验收等工作”。


准确理解和把握科研档案工作的“三纳入”原则


《规定》第四条要求“各单位应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程”“将科研档案管理列入有关部门和人员的职责并予以考核”。这要求各单位要在3个方面将档案工作融入其中:一是要将科研档案纳入科研管理制度之中,实现科研档案工作与科研管理工作在制度方面融合。二是将档案工作纳入科研管理流程,实现科研档案工作与科研工作实践融合。三是将科研档案工作纳入科研部门和人员职责并予以考核,实现职责与考核相融合。将档案工作纳入制度、纳入管理流程、纳入职责并考核简称“三纳入”原则。

长期以来,档案工作与业务工作相脱节,使档案工作无法有效开展,档案工作的效用得不到充分发挥。我国档案工作者,尤其是科技档案工作者在长期的实践中发现,将档案工作纳入制度、纳入管理流程、纳入职责并考核能有效解决档案工作与业务工作“两张皮”的问题,可有效提高文件材料的归档率、准确率,并使科研档案工作与科研工作有机融合,有效防止档案工作远离主业的现象发生。“三纳入”原则作为我国科技档案工作一条重要原则纳入《科学技术档案工作条例》。


准确理解和把握科研档案工作“四同时”原则


科研档案工作“四同时”,是指科研档案工作与科研活动同部署、同实施、同检查、同验收。《规定》第四条提出“科研档案工作是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节,各单位应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程,与科研项目工作同部署、同实施、同检查”。第五条要求“科研项目结题验收时,各单位应当按照分类分级管理的原则,按照有关规定对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收”。“四同时”是科技档案工作一条重要的原则,也是我国科技档案工作者长期总结出来的经验,是做好科技档案工作的又一法宝。作为科技档案工作一部分的科研档案工作,当然也需要遵守这个原则。同部署是指下发科研课题计划的同时下达科研文件材料归档计划,向科研人员提出科研文件材料归档要求。同实施就是在科研活动过程中要做好科研文件材料的积累,为科研文件材料归档做好准备。周期长的科研项目应按阶段及时将科研文件材料归档,而不应到全部项目结束后才着手归档。同检查是指在对科研项目进行检查时同时对科研文件材料形成、积累等工作进行检查。同验收是指科研档案鉴定或验收时,同步开展档案验收。“四同时”原则作为我国科技档案工作一条重要原则也同样体现在《科学技术档案工作条例》。


准确理解和把握科研档案审查或验收工作原则


验收制是科研档案工作一项重要制度,是保证科研文件材料完整、准确的一项重要制度和措施。科研档案的验收制早在20世纪80年代就已确立。《科学技术档案工作条例》第七条规定“各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候,要有科技档案部门参加,对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目,不能验收”。实践证明,贯彻执行验收制好的单位和科研项目,其档案的完整性、准确性比较有保障;反之,则科研档案存在不完整不准确现象。《规定》第五条要求“科研项目结题验收时,各单位应当按照分类分级管理的原则,按照有关规定对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收”。科研档案验收工作的原则是分级和分类原则。所谓的分级原则即一级验收一级,具体含义是:科研计划管理部门对所管理科研计划中科研项目档案的验收,各单位对本级科研计划中科研项目形成档案的验收,科研项目承担单位对参与单位的科研档案进行验收。分类原则即按照科研项目的大小、专业类别等采用不同的验收方法。小型科研活动、产生档案数量少、档案工作基础较好单位等的科研项目的科研档案验收可采用审查方法,而不采用专门召开验收会议形式验收。对于大型科研活动、产生档案数量多、重大关键技术研究或是单位档案工作基础较差等科研项目的科研档案验收宜采用会议验收方法验收。


准确理解和把握科研档案工作经费列支原则


科研档案工作经费是科研档案工作正常开展的基础。为保证科研档案工作正常有序开展,《规定》第七条要求“各单位应当把科研档案工作经费纳入本单位预算;科研档案工作产生的支出列入科研项目预算相关科目”。科研档案工作中不仅需要消耗人工,还需要消耗相应的物资。根据权责发生制,这些消耗应由相应的科研项目负责,即纳入相应的科研项目经费并列支。列支的科目可根据有关部门关于科研经费管理的要求确定。科研档案工作经费纳入科研项目预算并在相应科目列支的原则,科研项目负责人在制定预算时应估计形成档案的数据,并参考科研档案单元管理成本估算出经费需求并在预算中列出。科研档案在科研经费中列入的原则也符合《科学技术档案工作条例》,其第二十四条规定“科技档案部门增添设备和用品的费用,分别从企业、事业单位的生产费、科研费或事业费中开支”。


作者单位:国家档案局