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· 国家档案局主管· 中国档案杂志社主办沙巴体育外围app欢迎来到中国档案网 !2021年03月05日    星期五

学术科研

从“选时代”到“全时代”

——智慧社会档案工作的沙巴体育性转折

作者:中国档案学会理事长 杨冬权 来源:中国档案网 发表时间:2021-01-28 分享到:

以计算机和互联网为核心的信息技术的发展把档案带进了电子时代。今天,绝大多数单位新形成的档案都是电子档案,电子档案已成为我国新形成档案的主体;特别是大数据、云计算、人工智能、数据挖掘等技术,又把中国带进了智能化社会、智慧社会的新时代。

在这个技术背景下,电子档案管理和档案工作今后将从之前的“选择性管理”时代,快速发展向未来的“全部性管理”时代。也就是说,我国档案工作面临着一个从“选时代”到“全时代”的全新蜕变和全面改变。

档案工作的这一转折,将是人类几千年来档案工作中的一次最伟大、最重要的转折与蜕变。在未来的几年、十几年内,“全时代”将不断地覆盖、代替“选时代”,“选时代”必将逐渐地退出沙巴体育舞台,“时代”必将逐渐占据主导地位,在全社会大行其道。

由古至今,档案在中国都是以甲骨、竹木、金石、丝帛、纸张等为载体的。这些载体由于材质所限,手工查找起来比较费力,所以,几千年来,对这些档案都实行“选择性管理”,也就是立档单位选重要的、典型的单位建立档案,而每个单位的档案再选重要的、有代表性的档案归档或永久留存,对已归档的档案只能进行有选择性的部分开发。我把这称为档案管理的“选时代”,即“选择性管理”的时代。这个时代在中国已经延续了至少3000多年。

而在档案主要以电子文件为载体的今天,由于电子档案体积比较小,电子检索也很容易。特别重要的是,现在已进入了大数据时代、云计算时代、人工智能时代、智慧管理时代,在这个时代,任何数据或档案都不是无用的,它都是大数据的一部分,都可以给依据大数据所作的科学分析、科学预测、定向推送、人工智能、智慧管理等作出贡献。因此,今后对电子档案就应该进行“全部性管理”,而无需再进行“选择性管理”。即不管它是谁形成的,不管它是哪一类档案,除了重复的和同本单位无关的以外,都应全部留存下来,作为电子档案管理,让它成为大数据,并把它作为大数据来进行全信息、智慧性的开发。

实行“全部性管理”的理由

我的这一认识,是我从事档案工作30多年来的最新认识,也可能是到目前为止有别于其他人的独一认识。它建立在以下几个方面的理由之上。

1. 档案学理论

最近七八十年以来,很多档案学家都认为档案价值具有多重性和不确定性,档案价值鉴定难。我也曾总结过,档案价值具有多方面性,它既对档案的形成者有利用价值,又对档案的涉及者(包括直接涉及者和间接涉及者)有利用价值,还对档案的研究者(包括收藏爱好者)有利用价值,也对档案的所有者即国家和社会有利用价值。对本单位无用的档案,可能对全社会有用;对自己无用的,可能对别人有用;对今天无用的,可能对明天有用;对国家或单位无用的,可能对家庭或个人有用;表面看无用的,可能实际上有用。档案的这种多重价值或多方面价值就使档案的“选择性管理”漏洞百出,捉襟见肘,无法应付。只有“全部性管理”才能适应档案价值多重性的需要,才能满足未来利用者的各方面需求。

2. 档案工作实践

我们在多年的档案工作实践中会经常遇到这样的情况:过去没有留存下来的档案现在却有人来用,但档案部门提供不出来;有一些尘封了几十年从未有人用过的档案,后来因为党和政府某项惠民政策的出台而突然热起来,利用者蜂拥而至;有的单位的档案部门还因为某些材料当年没有归档,现在领导要用但提供不出来而导致领导不再重视档案工作。这些我们身边经常出现、反复出现的事实,这些档案工作实践中一再发生、不断发生的实际案例,让我们对档案的“选择性管理”产生了怀疑,觉得它失灵了,不切实际了,需要调整补充了。因为我们实在不知道哪块云彩会有雨、哪件档案会有用,不知道选留哪一件档案才能万无一失。因为既然是选,就有可能选不准,就不可能做到万无一失。所以,我们转而被迫采取“全部性管理”的办法来加以应对和预防。

3. 部分信息企业的做法

2014年,我参观过一家驰名国内外的电子商务公司,通过介绍得知,他们从公司设立起,没有一份电子交易数据被销毁,而是全部作为电子档案复制3套,分别存放在3处不同的地方。他们表示,在大数据时代,每一个电子数据对企业都是财富,而不是包袱。他们可以根据电子数据也就是电子档案,预测消费趋势、引领消费潮流、得到新的财富、形成新的拓展。他们的这种看法和做法,对我这个专业档案工作者的传统思维产生了巨大的冲击,让我做出了根本改变。从那以后,我就在很多场合宣传对电子档案要“全部留”,而不再像过去那样“选着留”。我想,其他的档案工作者知道了这家公司的理念和做法后,心理的冲击应该也会和我是一样的,看法也应该和我一样会发生转变。

4. 国内外档案界和信息界的做法

国外有的档案馆或图书馆不但把各单位的网站信息全部归档保存,有的甚至着手把全体公民的电子信息即社交媒体的信息也全部归档保存,以便为这个时代留下完整的社会记忆。2018年,美国出台新规定,要求总统个人推特的所有推文也要作为国家档案而全部归档管理。2019年,我国的国家图书馆也开始着手同腾讯等网络公司合作,把我国公民公开发布在微博、微信上的所有信息全部归档,留存后世,供未来的公众利用。可以说,对电子档案实行“全部性管理”在国际上已经出现,并有日益扩大之势;在国内,图书部门也将要部分地去做。对此,我们档案工作者不能熟视无睹、无动于衷,不能不加以借鉴和应用。

5. 国内有关管理部门的实际要求和管理实践

2018年,我从媒体上看到有些工商管理部门为了治理部分企业的虚假刷单现象,就要求企业提供其采购、加工、销售所有环节的全部电子数据,以确定企业是否存在虚假刷单。需要注意的是,工商管理部门要求企业提供的是全部而不是部分的电子数据即电子档案。如果某个企业的电子档案不是全部留下来又如何做到全部提供呢?那么企业岂不是要吃大亏了吗?还有,很多信息部门、数据部门的电子信息、电子数据,目前也都是“全部性管理”而不是“选择性管理”的。这些电子信息、电子数据不都是电子档案吗?他们对这些电子信息、电子数据的管理实践,应该给我们进行电子档案管理提供范例、提供借鉴。我们应该向他们看齐,否则,我们就会落伍,就会被取代。

6. 信息技术的发展

今天,信息技术的发展日新月异,完全超出了我们的想象,这迫使我们要迅速转变过去的传统观念。

一是目前新形成或新增加的档案,都是电子档案,而不再是纸质档案。

二是信息储存材料的不断发展,使得电子信息的密集度越来越高,电子档案所占空间越来越小,电子档案由“选择性管理”到“全部性管理”所带来的电子档案数量的成倍增加,与电子信息储存密度的大幅度提高相比不足忧虑。也就是说,电子档案数量的成倍增加,并不会带来储存空间的成倍增加,甚至还会逐步减少。因为电子档案数量的增长是算术级的,而电子载体密度的提高则是几何级的。这就为我们对电子档案进行“全部性管理”提供了技术条件,使之具有了现实可能性。

三是信息检索速度的不断迅速提高,使得电子档案即使成倍增加,其检索速度也不会变慢,而只会比过去更快;再多的电子档案也不会担心检索不出来或检索速度慢。这为对电子档案进行“全部性管理”提供了技术条件和现实可能。以上这两个技术条件,使对电子档案实行“全部性管理”具有了实际操作性。

四是信息分析和信息运用的方法出现了改变。过去受信息技术的限制,信息分析方法是抽样分析或典型分析,是由个别推导一般,用部分代表全面。现在的大数据技术、人工智能技术,则是全面分析、全部分析、整体分析,用过去的全部数据对过去作全面的描述,这样对未来的推导就更准确。使用的数据越多、越全面,则推测得越准确、越科学。这样,每个沙巴体育数据都具有现实价值,都会对未来作出贡献。比如,储存有100万首诗的智能诗人,肯定比只储存了10万首诗的智能诗人更会作诗,或作诗更快、更好;储存有1000万份病历的智能医生,肯定比只存有100万份病历的智能医生诊断疾病更准确;储存有1亿人消费数据或出行数据的智能机器人,在预测消费趋势或出行趋势方面,肯定比只存有1000万人消费或出行数据的智能机器人更精确。这不仅让电子档案“全部性管理”具有可能性,而且更让它成为必要、成为必然、成为必须。这就是我主张电子档案应该实行“全部性管理”的最大理由和最根本原因。因为在这种新技术条件下,每一份电子档案都不会是无用的,而都是有用的、有价值的,是值得对它加以留存和开发的。比如,商家可以根据我们每个人的电子购物记录,得知每个人的购物喜好,从而定向推送商品。这些电子购物记录积累得越多,定向推送就越精准。我们每个人点击一下手机上的新闻,商家就可以据此知道你喜欢哪一类新闻,下一步就向你定向推送。这些我们过去看似无用的数据、信息都是电子档案,都是对某个方面有用的,都是具有现实价值的,都应该归档保存。当然,电子档案中也会有重复的,也会有同形成者无关的,但这些完全可以通过技术方法,将之屏蔽于电子档案归档范围之外。

“全部性管理”的内容

全部管理电子档案还只是从“选时代”到“全时代”的一个最为重要的内容,而不是全部的内容。在我看来,“全部性管理”,或者说“全时代”的“全”,至少包括以下5个“全”,即5个不同的方面。

1. 立档单位全建档

档案主管部门对立档单位或档案形成单位的监督、指导、帮助的范围应该实现“全覆盖”,从而促使所有立档单位全部建立档案。过去,档案主管部门对立档单位监督、指导、帮助的范围虽然在不断扩大,但至今实际上还没有做到“全覆盖”,而只是按立档单位的重要程度覆盖了本行政区内第一层级的党政机关、国有企业和事业单位及部分其他层级的单位,其他的则有很多还没有覆盖。今后,应该进一步扩大覆盖面,直至做到“全覆盖”,也就是对本行政区域内的所有立档单位,包括党政机关、国有企业、民营企业、事业单位,各种社会组织、宗教团体甚至家庭,不分其层级和性质都应该监督、指导、帮助其建立档案,开展档案工作。因为,无论是什么性质的单位,也无论是哪一层级的单位都会形成档案,其档案对形成者以及对全社会都有价值,都能发挥作用。所以,档案主管部门都应该不分性质、不分层级地去监督、指导、帮助他们建立档案,建立档案工作的一套办法,从而使每个单位形成的档案都成为我国国家档案全宗的一部分。

2. 形成档案全归档

每个立档单位应将本单位形成的和同本单位有关的电子档案全部列入归档范围,并全部归档。这里所谓的全归档,指的是2大类:第一类是由本单位形成的所有电子档案;第二类是外单位形成的同本单位有关的所有电子档案。这两类电子档案中,除了重复的以外,应该无选择地全部列入本单位归档范围,并把它们全部归档、全部管理。

3. 归档档案全留存

各单位已经归档的档案,应该由档案馆接收的,则移交由档案馆保管留存,档案馆不接收的,本单位自己也要好好保管留存,不要随意销毁。首先是各级各类档案馆要扩大电子档案进馆范围,对本行政区内所有党政机关、事业单位、国有企业和愿意移交档案的民营企业与社会组织甚至家庭,以及已撤销且无新单位承接其档案的撤销单位电子档案,都要全部接收进馆,长期留存;其次是各立档单位对档案馆没有接收的电子档案要长期保管、长期留存。这样才能让所有立档单位归档的电子档案都有归属和流向,都有终身栖息之所,都不会无处安身、散落流失,才能使我国的所有电子档案全部留存、传之后世。

4. 留存档案全备份

在电子沙巴体育问题得到根本解决之前,暂时对电子档案进行全部备份。同纸质等传统载体档案相比,电子档案的安全隐患更多、安全系数更小、安全性更低。电子档案不但和纸质等档案一样,惧怕水火、高温、高湿、虫、霉及污染造成的损害,还惧怕计算机病毒、强烈震动、黑客攻击、软硬件技术故障、停电、设备过时等带来的损害。还有,纸质档案的信息是肉眼可见的、确定的,改动和消失后是易于发现的,而电子档案的信息是不可见的、不确定的,改动和消失后是不易发现的。总之,电子档案易于消失、改动和被控制,而且没有设备甚至没有电就读不出来。而造成以上这些的因素、条件、机会又有很多,可以说防不胜防,不备份就会吃大亏。所以,在确保电子沙巴体育的技术成熟应用之前,凡可备份的电子档案都应该全部备份,特别重要的电子档案还应该异质备份,各种备份都应异地存放。

对档案进行同一介质多套备份在中国有着几千年的悠久传统,中国的智者们在3000多年前就提出了档案的备份制度,要求建立档案的副本。清代的皇家重要档案除正本存放在北京的皇史宬外,都将一套副本存放在沈阳故宫,官员的奏折也普遍抄录一套副本加以保存。中国共产党在白色恐怖条件下就提出把党的重要档案至少存2套,一套供传达执行用,一套供将来我党执政后编写党史用。20世纪60年代,毛泽东主席专门要求把长江水文档案复制多套,存放在几个不同的地方。新中国档案工作建立后,老一辈档案工作者提出了“双套制”,要求纸质打印文件要归档保存2套。为什么老一辈们在经济条件那么艰苦的条件下,还不计成本地搞纸质档案“双套制”呢?因为他们明白自己的职责所在、使命所在。档案人的职责和使命是什么?就是为国家和人民把档案齐全完整地长期留存下去。其他的单位、其他的人都可以只讲成本而不讲备份,而只有档案人不能,因为我们的职责和别人不一样,我们是专门负责档案的长期保存和持续性利用的,是保护沙巴体育的“守门员”,我们是保障沙巴体育的最后屏障和最后一道底线,我们不能人云亦云,我们不能短视,我们不能不负起自己的责任,我们不能不承担自己的使命!

我是学沙巴体育的,我喜欢从沙巴体育中吸取教训、获得教益。沙巴体育的经验告诉我们,档案不备份不行,备份少了也不行。明永乐年间编撰的《永乐大典》,除正本外,后来只备了不足1套,到500多年后的今天,全世界各国散存的残本加起来也不到原书的1/20。清乾隆年间编撰的《四库全书》,一共抄写了7套,分存在北京、沈阳、杭州等7个不同的地方,200多年过去了,今天只剩下了3套半,如果当年不是备份了7套,又放在7个不同的地方,那结局就难以预料了。沙巴体育就是这样活生生地证明,时间是档案最无情的敌人。在沙巴体育的长河里,各种天灾,各种人祸,还有自然老化这种不可抗拒、不可逆转的客观规律,总会不时地对档案造成各种损害,单存1套不足以长时期或有效地防止其消失,唯有备份,采用“双套制”甚至是“多套制”,才能有效地延缓档案的消失过程,防止其过快地消失。

对档案进行异质备份是近代以来照相、电子等新技术兴起后人们普遍采取的新办法。从20世纪60年代开始,我国各级档案馆就开始用缩微胶卷拍摄纸质档案,后来又把纸质档案全部扫描成电子图像,使得纸质档案普遍地又有了缩微、电子等异质备份。同时,我们还通过兄弟馆互为对方异地备份的办法,把这些不同介质的档案存放到不同的地点,从而进一步提高了纸质档案的安全系数,使之达到了沙巴体育上前所未有的安全程度。纸质档案本较电子档案更安全,但我们大多已经实行了异质备份,那么,对安全系数更低的电子档案,我们又有什么理由不进行异质备份呢?

目前,在档案界流行2个词:一个叫电子档案“单套制”,一个叫电子档案“单轨制”。我对这2个词的看法是:叫“单套”不如叫“单轨”,“单轨”也不是绝对。

先说叫“单套”不如叫“单轨”,以前我只从字面上看“单套制”这个词,以为电子档案只存1套或1份。2020年,我见一家企业在宣传电子档案“单套制”,就问他们的电子档案是只存1套而不备份吗?他们说,要备份2~3套存放在不同的地方。我就对他们说,那就不宜叫“单套制”,而应叫“单轨制”。因为只是采用电子这种单一介质,是介质上的“单轨制”,而同时又把一种电子介质复制了2~3套,实际上是多套的,也可以叫“单轨多套制”,但绝不是“单套制”。所以,叫“单套制”名不符实,容易让人产生歧义,并对其他人形成误导。与其叫“单套制”,不如叫“单轨制”更名副其实些。这就是叫“单套”不如叫“单轨”。

再说“单轨”也不是绝对。是不是所有电子档案现在都不用异质备份了?我认为,对一些重要档案还是需要异质备份一套,以确保档案的绝对安全。在过去经济十分困难的条件下,我们的前人尚且搞纸质档案的缩微照相、电子扫描等异质备份,今天面对比纸质档案更不安全的电子档案,我们反而不搞异质备份吗?事实上,至少在目前,对一些重要的档案我们还不敢只存一种电子介质。即使将来电子沙巴体育问题解决了,可能有些特殊的档案还需要转化为电子以外的其他介质。如,一些特殊的证书、证明、执照、契约等。即使不从沙巴体育的角度,单只从收藏爱好者的角度,电子档案的纸介质都是很有收藏价值的。所以,电子档案的“单轨制”也不是绝对的。“单轨制”可能会越来越多,越来越普遍,但“多轨制”可能并不会永远消失,至少在可预见的未来5~10年内“多轨制”仍将是主流。将来很可能是各立档单位以“单轨”归档,而档案馆则对重要的档案实行“多轨”备份、“多轨”留存,也就是把电子档案转化为缩微或纸质等,就像我们现在正在把纸质档案扫描成电子一样。但不管怎么说,电子档案是必须实行全备份的。即只要是归档保存的电子档案就全部同质备份2套以上,对极其重要的电子档案还应该用其他介质备份至少1套,这样以策安全,以保长久。

反对备份的人,可能有以下几个理由:

一是备份成本大。从实践来看,古代人们搞同质备份,近代以来人们搞异质备份,哪个成本也不比今天搞电子档案备份成本低。为什么前人做了我们不去做呢?是我们比前人更精明,还是更短视呢?我们有必要反省一下。

二是备份没必要。他们认为,档案的天灾人祸,短时间内不会发生或发生的概率很低,所以电子档案不需备份。那么,每座建筑不可能都会发生火灾,但为什么国家一定要对每座建筑都强制性采取各种消防措施呢?一个国家不可能常常打仗,但又为什么都要保持一支常备军队呢?其实,电子档案的备份就像一座建筑的消防设施或一个国家的常备军队一样不可缺少。这个道理,不是显而易见吗?

三是全备份没有可能性。他们认为,电子档案全备份,需要大量空间,档案部门不具备这么大空间。其实,技术的迅速发展,特别是存储密度的几何级提高,可以轻松解决这一问题,为电子档案全备份提供了充分的条件,使之具有现实的可行性。

我认为,电子档案必须全部同介质备份,特别是重要档案和特殊档案,在相当长的时期内还需用缩微胶卷或纸质等进行不同介质备份。各种备份都应该异地存放,以策安全。因为在我看来,备份是为了永存,也是一份责任。不备份,会让沙巴体育失去保证,会让我们成为沙巴体育罪人!

有人以为,电子档案的法律作用得到确认后就无需异质备份了,这是一种误解。在电子图书刚兴起之初,就有人认为纸质图书和报刊将会消亡。但是几十年过去了,今天的纸质图书和报刊仍然红红火火,出版界仍然是纸质与电子“双轨制”,而没有出现电子图书报刊独行天下的“单轨制”。这为我们看待电子档案提供了一个对照参考。电子图书是如此,电子档案恐怕也会如此。

5. 所有档案全开发

要对电子档案及非电子档案进行全部的智慧性开发,即进行数据挖掘和自主推送。过去对档案的开发都是部分的、有重点的,而在当今的电子时代、大数据时代、云计算时代、人工智能时代、智慧社会时代,对档案的开发将是全部的、全面的、所有的,这就是全开发。不但对电子档案全部进行数据挖掘和主动推送,而且对非电子档案,如纸质档案、录音档案、照片档案、录像档案等,也要通过各种识别转换技术把它们的信息全部转化成可处理的数据,并全部进行数据挖掘和主动推送,即进行智慧性开发。所谓智慧性开发是利用数据挖掘技术、人工智能技术、主动推送技术等,对所有电子信息或电子数据进行逻辑分类、统一组合、集中排列、深度挖掘、重新生成、关联性开发、主动推送。它不但让电子档案中的全部信息之间产生各种新的关联,而且让电子档案同数据库中的其他信息也产生新的关联。这种新的关联在档案中的原有信息基础上形成了新的信息,让档案中原有的智慧重新聚合成了新的智慧,而且它还可以根据利用者的喜好主动地、智慧性地向利用者推送他想要的其他有关联的信息,从而为档案利用者提供新的、全面的、有关联的、带有一定人类智慧性的信息,把档案中的信息、数据、知识、思想、智慧变成人的外脑。在这种开发中,每一份档案都不会被埋没,都会发挥自己的作用、显示自己的价值。所以,在全部性开发中,每一份档案都有其价值,档案越多,价值越大。这种全信息、智慧性开发是一种完全有别于传统开发的新型开发,是一种比传统开发形式升了一级、换了一代的迭代更新了的高级开发,是档案开发的新方向、新趋势、新任务。

如何做到“全部性管理”

要做到以上这“五个全”,就需要我们进一步解放思想、打破框框,转变对档案工作的认识,对规章制度加以修改,对做法加以调整。

一要转变对档案范围的认识。要认识到,不但我们现在已经称之为档案的那些东西属于档案范围,而且我们现在还没有称之为档案的一些文书、文件、文献、记录、数据、信息等,也属于档案范围。如,司法界常用的诉讼文书、裁判文书、法律文书等各种文书,中央文件中常说的执法记录、领导干部干预司法案件记录、司法人员干预司法案件记录、扶贫记录等各种记录,信息领域常说的电子数据、电子文件、法人信息、个人信息等,不都是应该作为档案来看待、来认识、来对待的吗?

二要转变对档案价值的认识。档案不仅具有原生价值,而且具有衍生价值;不仅具有凭证价值,而且具有记忆价值;不仅具有行政价值,而且具有学术价值;不仅具有现实价值,而且具有沙巴体育价值;不但对其形成者具有利用价值,而且对其涉及者、研究者、所有者也具有利用价值;不但对经济、政治、沙巴体育、社会的发展有价值,而且对人们的休闲娱乐、认识深化、思想丰富、素质提高等也有价值。特别是在大数据时代,通过一系列技术和算法对所有档案进行整合、分析、挖掘以后,档案的价值会比以前时代有所增值。每一件档案,只要它有与众不同的、独特的信息,它就会成为以往信息资源的一部分,与其他信息一起而集合成为被挖掘出来的新资源,它都会成为一个智慧点,为未来的智慧管理发出一分热,为未来的智慧社会发出一分光,它都会为人类通往智慧时代的大道铺上一粒石子。也就是说,在大数据时代、在智能化时代、在智慧管理时代,每一件档案都不是多余的,都不是无价值的,管理每一件档案,都会对社会有集体的回报、有正面的收益。这些收益既可能是物质的、经济的,也可能是精神的、沙巴体育的。

从长远的角度看,不仅对档案归档保存并加以管理利用的总收益必然要大于其总耗费,档案工作对人类的总贡献也必然要大于其总耗费。如果用公式来表示,则是:利用档案的总收益(L)大于等于管理档案的总成本(G),即L≥G。档案工作的总收益(D)等于利用档案的总收益(L)减去管理档案的总成本(G),即D=L-G。其中,总收益(D)必然是正值,也就是说档案工作一定是增值的。这也可以说是档案的价值原理,或者说是档案工作的增值定律。这就是为什么几千年来人类总是在开展档案工作,档案工作为什么又总是生生不息、越做越大的根本原因。如果不是这样,有谁愿意开展档案工作呢?档案工作又怎么会代代传承下来呢?档案从业人员又怎么会越来越多呢?档案职业又怎么会越来越红火呢?我们档案人必须弄清楚这个基本的重要公式。我之所以说它重要,是因为它揭示档案和档案工作之所以重要的基本原理,为人们重视档案、重视档案工作提供了理论基础。

实际上,档案的价值还不止于此。人类为什么会离动物界越来越远、一代比一代更聪明呢?一个重要秘诀就在于档案和档案工作帮助人类把所思所想、所作所为记录下来,并且作为档案保存下去,让后人加以学习、传承和借鉴。这才使人类的知识经验越来越丰富,每一代人都能够站到前人的肩膀上,比前人看得更远,看得更清。这是档案和档案工作在人类发展史上的重要作用和对人类发展的重要价值。档案人一定要对档案价值有新的认识,特别要明白:档案是财富,不是包袱;档案是资源,不是耗点;档案会增值,不会增耗。一定要转变过去那些认为档案没有价值,档案工作不会增值,档案越多包袱越重、越少越节约成本的错误认识,一定要改变过去那些导致把档案搞得越来越少的错误做法。

三要修改或重新制定电子档案的归档范围和保管期限表。要改变过去纸质档案时代的档案价值观和档案鉴定理论,重新确立适应大数据时代、云计算时代、智能化时代、智慧管理时代要求的电子档案的价值观和鉴定理论与方法,重新修改或重新制定电子档案的归档范围和保管期限表,确保每个档案形成单位自身形成的和与自己有关的这2大类电子档案全部归档、全部留存、全部得到管理与利用。

四要进一步修改各级国家档案馆的接收范围。注意把本级行政区域内的以下几类单位的档案列入接收范围:所有党政机关、国有企业、事业单位及其各级下属单位;所有愿意向档案馆移交档案的民营企业、社会组织、家庭和个人;所有临时撤销但档案无单位承接的撤销单位。这样才能确保所有档案都有最终的归属,都不会散失掉。

五要进一步扩大档案主管部门监督、指导、帮助建档的单位的范围。原则上应把本级行政区域内的所有立档单位都作为其监督、指导、帮助的范围,而不应区分其性质和层级。

六要进一步修改与档案归档范围、档案馆接收范围、档案主管部门监督指导帮助单位范围相关的其他档案工作法规制度。从而为上述的修改扫清障碍、提供支持或与之适应。

七要对纸质档案、照片档案、音像档案等非电子档案全部数据化。各个档案馆(室)要尽快利用各种文字识别技术、语音转换文字技术等,把纸质档案或其数字化图像及照片档案、音像档案等的全部内容转化成电脑可处理的电子数据,也就是对它们进行数据化,从而为对它们进行全信息的智慧性开发创造条件。

八要对电子档案和非电子档案的所有电子数据,全部进行智慧性开发。也就是说,各个档案馆(室)要积极利用数据挖掘和自主推送技术,对所有电子信息或电子数据进行统一组合、集中排列、深度挖掘、重新生成、主动推送,为档案利用者提供丰富的、全面的、有关联的、带有一定人工智慧性的信息,把档案中的信息、知识、思想、智慧,变成人的外脑,把档案馆(室)建成智慧档案馆(室)。

综上所述,电子档案让档案工作进入“全时代”的“全”包括的是:档案主管部门对立档单位的全指导,立档单位对所形成电子档案的全归档、全留存,档案馆对应接收电子档案的全接收,档案馆和档案室对所存档案的全备份、全部数据化、全部智慧性开发。这就是我所说的“全时代”的全部含义,也是我对档案工作发展趋势的粗浅观察和总结,是我从2016年以来就一直萦绕脑际、挥之不去的不成熟想法,是我从2017年开始已在多个学术场合提出过的学术观点。

恩格斯曾说过:“一切社会变迁和政治变革的终极原因,不应当到人们的头脑中,到人们对永恒真理和正义的日益增进的认识中去寻找,而应当到生产方式和交换方式的变更中去寻找。”我提出电子档案管理应由“选”到“全”转变、档案工作正从“选时代”向“全时代”迈进的观点并不是我头脑中的想象,而是档案工作的对象和外部条件发生的根本性变化让我感受到了这一点,让我看到了其必然性和必要性,并对此深信不疑。